Gestión por Departamentos en OpenERP

Se nos ha pedido recientemente acerca de la posibilidad de clasificar la información en OpenERP por departamento.

Las cuentas analíticas pueden ser modeladas como centros de coste para hacer un seguimiento de los costes y los ingresos por centro de coste o departamento.

Sin embargo, otros documentos, tales como leads, oportunidades, ofertas, pedidos de venta, incidencias,.., no se pueden clasificar según el departamento que es responsable.

A través de OpenERP Apps se pueden obtener unos módulos que facilitan la clasificación de estos documentos:

Departamentos

Los departamentos se definen en Recursos Humanos> Configuración > Departamentos. Los departamentos pueden ser estructurados jerárquicamente.

Gestión de Leads y Oportunidades

Cuando un usuario crea un nuevo lead o oportunidad se determinará el departamento del empleado. Si el usuario cambia el equipo de ventas la aplicación propondrá el departamento asociado al equipo de ventas.

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El usuario puede entonces cambiar el departamento si es necesario.

Los usuarios pueden listar leads u oportunidades usando el departamento como criterio de búsqueda.

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Como acción subsiguiente del lead se pueden registrar llamadas. Estas no quedarán clasificadas bajo un departamento.

Ofertas y Pedidos de Venta

Cuando se crea una oferta o un pedido de venta se determina el departamento a partir del responsable de venta.

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El usuario puede entonces cambiar el departamento.

Los usuarios pueden listar ofertas o pedidos de ventas usando el departamento como criterio de búsqueda.

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Gestión de proyectos/contratweos

En el momento de crear un proyecto el usuario puede indicar el departamento a cargo del proyecto.

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Gestión de facturación

Cuando se crea una factura, el departamento del pedido de ventas se copia a la factura. En caso de crear una nueva factura sin copia de pedido, se toma el departamento al cual está asignado el usuario.

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Los usuarios pueden listar facturas usando el departamento como criterio de búsqueda.

Cuando se valida la factura, si la factura hacía referencia a un contrato/proyecto, las líneas analíticas se crean y quedan referidas al departamento de la cuenta analítica.

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Conclusión

Los módulos mencionados anteriormente hacen posible la clasificación de documentos por departamento. Sin embargo, esta clasificación no debe confundirse con la opción de modelar los departamentos como centros de coste en OpenERP. Las funciones proporcionadas anteriormente no proporcionan ninguna de las funciones proporcionadas por las cuentas analíticas.

Cualquier persona interesada en gestionar departamentos como centros de costos y proyectos al mismo tiempo, debe considerar el uso de los planes analíticos para distribuir los costes y los ingresos a proyectos y departamentos simultáneamente.

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